Informacje musisz sprawdzić u klienta przed współpracą

Wielu przedsiębiorców koncentruje się na sprzedaży, realizacji usługi i rozwoju biznesu. Tymczasem jeden element wciąż bywa pomijany — sprawdzenie klienta przed współpracą. A to właśnie brak weryfikacji najczęściej prowadzi do niezapłaconych faktur, problemów finansowych i kosztownej windykacji. Poniżej przedstawiamy 5 kluczowych rzeczy, które warto sprawdzić u klienta, zanim podejmiesz współpracę i wystawisz pierwszą fakturę.

1. Czy klient faktycznie istnieje i działa legalnie?

Podstawą każdej współpracy jest sprawdzenie, czy klient istnieje jako podmiot gospodarczy.

Należy zweryfikować:

• dane rejestrowe w KRS lub CEIDG,
• numer NIP i REGON,
• status działalności (aktywna, zawieszona, w likwidacji).

Brak aktualnych danych lub niespójności w rejestrach to pierwszy sygnał ostrzegawczy, którego nie należy ignorować.

2. Kto faktycznie stoi za firmą? – Jakie są powiązania osobowe?

Sama nazwa firmy niewiele mówi o jej wiarygodności. W praktyce na rynku funkcjonują spółki prawa handlowego z rozmytą odpowiedzialnością, często zarządzane przez tzw. prezesów-słupów. Takie podmioty działają dopóty, dopóki mogą zaciągać zobowiązania, a następnie znikają, pozostawiając po sobie długi.

Dlatego tak ważne jest sprawdzenie:

• zarządu i beneficjenta rzeczywistego,
• powiązań osobowych i kapitałowych,
• czy te same osoby nie były wcześniej związane z wieloma likwidowanymi lub zadłużonymi spółkami.

Analiza powiązań często pozwala wykryć schematy wyłudzeń jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

3. Czy klient ma długi lub historię niepłacenia?

Jednym z najczęściej pomijanych etapów jest sprawdzenie, czy potencjalny klient reguluje swoje zobowiązania wobec innych firm. Na rynku działają podmioty, które celowo opóźniają płatności lub w ogóle ich nie realizują. Jeżeli jakiś podmiot będzie zadłużony może to świadczyć, o jego kulturze niepłacenia, a na pewno ten fakt może posłużyć do zażądania przedpłaty od takiego klienta.

Informacje o zadłużeniu nie są dostępne bezpłatnie, jednak rejestry takie jak BIG-i czy Krajowy Instytut Prawa Gospodarczego umożliwiają sprawdzenie historii płatniczej kontrahenta. Koszt takiej weryfikacji to ułamek tego, co trzeba zapłacić za windykację, postępowanie sądowe lub utraconą płynność finansową.

4. Czy klient jest wiarygodny podatkowo?

Brak weryfikacji podatkowej klienta może mieć poważne konsekwencje. Współpraca z firmą wyrejestrowaną z VAT lub nieznajdującą się na białej liście podatników VAT może skutkować brakiem prawa do odliczenia VAT, zakwestionowaniem kosztów uzyskania przychodu, a w niektórych przypadkach nawet odpowiedzialnością solidarną za zobowiązania podatkowe kontrahenta. Przy transakcjach zagranicznych brak sprawdzenia kontrahenta w rejestrze VAT UE (VIES) może prowadzić do uznania transakcji za nieprawidłową i naliczenia zaległego podatku wraz z odsetkami. Dlatego sprawdzenie statusu podatkowego klienta jest jednym z kluczowych elementów bezpiecznej współpracy.Problemy z klientem mogą dotyczyć nie tylko płatności, ale również konsekwencji podatkowych.

Przed współpracą warto sprawdzić:

• status podatnika VAT
• obecność na białej liście podatników VAT
• rejestr VAT UE (VIES) w przypadku transakcji zagranicznych