3 najczęstsze błędy przedsiębiorców przy nawiązywaniu nowej współpracy

Wielu przedsiębiorców deklaruje, że sprawdzanie kontrahentów jest ważne. W praktyce jednak wciąż zbyt często bywa pomijane lub odkładane „na później”. Efekt? Niezapłacone faktury, problemy finansowe i kosztowne błędy, których można było uniknąć.

Poniżej omawiamy trzy najczęstsze błędy, które przedsiębiorcy popełniają przy sprawdzaniu kontrahentów — oraz wyjaśniamy, dlaczego warto je wyeliminować.

1. „Nie sprawdzam, bo boję się, że kontrahent się dowie”

To jeden z najczęstszych i najbardziej nieuzasadnionych mitów. Wielu przedsiębiorców obawia się, że sprawdzanie kontrahenta zostanie odebrane jako brak zaufania lub że druga strona „dowie się” o weryfikacji.

Dlaczego to błąd?

Przede wszystkim kontrahent nie jest informowany, że został sprawdzony, odbywa się to całkowicie anonimowo. Niezależnie czy sprawdzamy klienta w publicznym rejestrze takim jak KRS czy w Biurach informacji Gospodarczej. W dzisiejszych czasach jest to postrzegane jako praktyka biznesowa, która świadczy o dojrzałości, a nie braku zaufania. Natomiast brak sprawdzenia klienta z obawy przed jego reakcją często kończy się znacznie poważniejszym problemem: brakiem zapłaty.

2. Skupienie na sprzedaży zamiast na tym, komu sprzedajemy

Wiele firm koncentruje się na rozwoju technologii, doskonaleniu usług czy produktów oraz na intensywnych działaniach sprzedażowych czy marketingowych. Przedsiębiorcy inwestują czas i pieniądze w sprzedaż, optymalizację procesów i pozyskiwanie klientów, traktując te obszary jako fundament funkcjonowania firmy. W tym wszystkim bardzo często pomijane jest jedno kluczowe pytanie gdy już znajdziemy klienta:Czy ten klient faktycznie zapłaci? Na rynku działa wiele podmiotów, które regularnie opóźniają płatności, świadomie nie regulują zobowiązań, a czasem wręcz specjalizują się w wyłudzaniu towarów lub usług.

Mimo to sprawdzenie kontrahenta bywa spychane na dalszy plan, jakby było mniej istotne niż sprzedaż czy marketing. Tymczasem czy nie jest to pytanie równie ważne, jak wszystkie inne działania niezbędne do funkcjonowania firmy? Bo co z tego, że wykonamy szereg działań zakończonych sprzedażą, skoro trafimy na klienta, który nie zapłaci?

Gdzie tkwi problem?

Firmy nie weryfikują czy klient nie jest oszustem, lub czy nie ma długów. Tymczasem na rynku funkcjonują spółki prawa handlowego o rozmytej odpowiedzialności, które bywają wykorzystywane wyłącznie jako narzędzie do wyłudzania towarów lub usług.

Częstą praktyką jest powoływanie tzw. prezesów–słupów, czyli osób formalnie zarządzających spółką, które nie posiadają żadnego majątku ani realnego wpływu na jej działalność. Takie podmioty funkcjonują dopóty, dopóki mogą zaciągać zobowiązania, a następnie są porzucane, likwidowane lub zastępowane kolejną spółką o podobnym profilu działalności.

Właśnie dlatego tak istotne jest sprawdzanie powiązań osobowych i kapitałowych. Analiza tych danych pozwala ustalić, czy te same osoby (np. na podstawie numeru PESEL) nie były już wcześniej związane z wieloma spółkami, które zostały zlikwidowane, ogłoszone upadłe lub pozostawiły po sobie nieuregulowane zobowiązania. To często jeden z pierwszych sygnałów ostrzegawczych.

Równie ważne jest sprawdzenie, czy potencjalny kontrahent posiada aktualne zadłużenie. Co prawda takie informacje nie są dostępne bezpłatnie — dane o długach udostępniają m.in. takie podmioty jak Biura Informacji Gospodarczej czy Krajowy Instyut Prawa Gospodarczego — koszt takiej weryfikacji stanowi ułamek wydatków, jakie firma musiałaby ponieść w przypadku windykacji, sporów sądowych czy utraty płynności finansowej.

3. „Nie znam się na tym i pewnie jest to drogie”

Trzeci bardzo częsty błąd przedsiębiorców polega na przekonaniu, że sprawdzenie kontrahenta jest procesem skomplikowanym, czasochłonnym i wymagającym specjalistycznej wiedzy prawniczej. Wiele firm zakłada również, że do weryfikacji kontrahenta potrzebne są zaawansowane i kosztowne narzędzia, dlatego całkowicie rezygnuje z tego etapu, uznając, że „to nie jest ich kompetencja”.

W praktyce sprawdzenie kontrahenta przed współpracą można przeprowadzić szybko, legalnie i bez nadmiernych kosztów. Na rynku dostępne są narzędzia online, które oferują kompleksowe sprawdzanie kontrahentów – od weryfikacji danych rejestrowych, przez analizę zadłużenia, aż po ocenę ryzyka współpracy. Co istotne, nie potrzebna jest żadna zaawansowana wiedza lub doświadczenie w tym zakresie. Klienta można sprawdzić w 60 sec, np. w bazie KIPG, który integruje 75 źródeł informacji, zarówno bezpłatnych jak i płatnych – Biura informacji gospodarczej.

Koszt i czas poświęcone na sprawdzenie wiarygodności kontrahenta są nieporównywalnie mniejsze niż wydatki związane z windykacją należności, utratą płynności finansowej czy problemami podatkowymi i prawnymi. Dlatego przedsiębiorca nie musi znać się na wszystkich aspektach prawa czy finansów — wystarczy, że wie kiedy i kogo sprawdzić, aby skutecznie zabezpieczyć swój biznes.