Sprawdzenie kontrahenta – czym jest i dlaczego warto je wykonać przed współpracą?

Sprawdzenie kontrahenta to jeden z najważniejszych kroków przed nawiązaniem współpracy biznesowej. Pozwala ocenić, czy firma lub osoba prowadząca działalność gospodarczą jest wiarygodna, wypłacalna i działa zgodnie z prawem. W dobie rosnącej liczby zadłużonych firm i oszustw gospodarczych sprawdzenie kontrahenta staje się standardem w odpowiedzialnym biznesie.

Na czym polega sprawdzenie kontrahenta?

Sprawdzenie kontrahenta polega na analizie danych rejestrowych, finansowych i prawnych podmiotu, z którym planujemy współpracę. Celem jest ograniczenie ryzyka transakcyjnego oraz ochrona interesów firmy.

Proces ten może obejmować zarówno podstawowe sprawdzenie firmy, jak i rozszerzoną analizę typu due diligence – w zależności od skali i charakteru współpracy.

Kiedy warto wykonać sprawdzenie kontrahenta?

Sprawdzenie kontrahenta jest zalecane w szczególności:

• przed podpisaniem umowy handlowej
• przed udzieleniem odroczonego terminu płatności,
• przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem,
• przy transakcjach o wysokiej wartości,
• w relacjach międzynarodowych,
• w ramach obowiązków AML i KYC.

Co obejmuje sprawdzenie kontrahenta?

1. Sprawdzenie danych rejestrowych firmy

Podstawą jest weryfikacja, czy kontrahent faktycznie istnieje i prowadzi działalność:

• KRS lub CEIDG
• NIP, REGON
• status działalności (aktywna, zawieszona, w likwidacji)

2. Sprawdzenie kontrahenta w rejestrach podatkowych

• Status podatnika VAT
• biała lista podatników VAT
• rejestr VAT UE (VIES)

3. Sprawdzenie sytuacji finansowej kontrahenta

• dostępne sprawozdania finansowe
• rejestry dłużników (BIG, BIK)
• informacje o zaległościach płatniczych
• System KIPG zawierający trzy BIGi i 37 giełd wierzytelności

4. Sprawdzenie kontrahenta pod kątem prawnym

• postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne
• powiązania kapitałowe i osobowe
• beneficjent rzeczywisty (UBO)

5. Sprawdzenie kontrahenta w kontekście AML

W niektórych branżach konieczne jest sprawdzenie kontrahenta pod kątem:

• list sankcyjnych,
• ryzyka prania pieniędzy,
• zgodności z procedurami AML i KYC.

Dlaczego sprawdzenie kontrahenta jest tak ważne?

Brak sprawdzenia kontrahenta może prowadzić do:

• strat finansowych-niezapłacona faktura,
• problemów z odzyskaniem należności,
• ryzyka podatkowego (np. odpowiedzialności solidarnej w VAT),

Jak sprawdzić kontrahenta?

Sprawdzenie kontrahenta można przeprowadzić:

• samodzielnie – korzystając z publicznych rejestrów, ale to zaledwie ułamek informacji
• automatycznie – przy użyciu narzędzi online takich jak system KIPG, który sprawdza wszystkie dostępne bazy w 1 minutę.
• kompleksowo – z pomocą firm specjalizujących się w sprawdzaniu kontrahentów i due diligence, ale proces trwa długo i wiąże się z dużymi kosztami.